Акт расчета об использовании личного автомобиля в служебных целях



Акт расчета об использовании личного автомобиля в служебных целях

Личный автомобиль в служебных целях. Нюансы учета


Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками. Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля.

В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.

Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.Документы – основания для выплаты компенсации Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п.

2 Приказа Минфина РФ от 04.02.2000 № 16н

«Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок»

(далее – Приказ Минфина РФ № 16н).

В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1 – 6,8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57

«Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»

(далее – Письмо Минфина РФ № 57). Согласно п. 4 письма для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Об иных документах в данном письме не говорится.

Однако поскольку нормы ст. 188 ТК РФ предусматривают компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, считаем необходимым представлять документы, подтверждающие право собственности на автомобиль. Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150.

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны: – технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства (для удостоверения права собственности на автомобиль); – соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору; – приказ руководителя о выплате компенсации; – должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

Следует обратить внимание на разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ № 57,от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140.

Чиновники указывают: 1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст.

188 ТК РФ, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов; 2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце; 3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.Путевой лист: выдавать или нет? Согласно позиции, изложенной УФНС по г.

Москве в письмах от 04.03.2011 № 16‑15/020447@, от 22.02.2007 № 20‑12/016776, от 20.09.2005 № 20‑12/66690, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации.

Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14‑05‑07/6). Типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 78по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом, входит в состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер. В соответствии с Приказом Минфина РФ № 173н[1] типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» подлежит применению всеми государственными (муниципальными) учреждениями.

Согласно ОК 011‑93. Общероссийской классификатор управленческой документации (ОКУД) данной форме присвоен номер 0345001.

Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008‑С5–14,ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008).Размер выплаты: нормирован или нет? По правилам ст. 188 ТК РФ размер выплаты компенсации утверждается по соглашению сторон между работником и учреждением.

Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются. Однако если выплата в автономном учреждении осуществляется за счет субсидий, выделяемых из бюджета, не следует забывать о положениях Приказа Минфина РФ № 16н.Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы: Марка автомобиля Предельные нормы компенсации в месяц, руб.

ЗАЗ 116 ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 148 АЗЛК, ИЖ 173 ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 221 Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 91 Отметим, работодатели при выплате компенсации за использование личного автотранспорта не обязаны исходить из приведенных сумм. Приказ Минфина РФ № 16н регламентирует только нормативы при выплате компенсации за счет средств бюджета. Автономные учреждения наряду с выполнением государственного (муниципального) задания, финансируемого за счет субсидий, выделяемых из бюджетов РФ, могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемой налогом на прибыль.

Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

.

В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1 200 руб. – для авто с объемом двигателя до 2 л и 1 500 руб.

– для авто с объемом двигателя свыше 2 л). Однако Минфин в одном из своих разъяснений, приведенных в Письме от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24, указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а только в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя. Таким образом, автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, может платить и больше, но суммы превышения над вышеприведенными нормами в этом случае учесть при расчете налога на прибыль будет невозможно.

В качестве справочного материала приведем Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 № 414. В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг). Марка автомобиля Предельные нормы компенсации* в месяц, руб.

ЗАЗ 3 392 ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 4 725 АЗЛК, ИЖ 5 067 ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 5 799 Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 2 546 * Пунктом 1 Постановления Правительства № 414 разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от условий эксплуатации легковых автомобилей.Как отразить в бухгалтерском учете?

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п.

256 Инструкции № 157н[1]). Сумма начисленной компенсации в автономном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 132Инструкции № 183н[2]):Дебет счетов 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)Кредит счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п. 88 Инструкции № 183н):Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»Страховые взносы.

Начислять или нет? Разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 № 14‑03‑11/08‑13985.

Согласно положениям ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Пунктом 1 ст.

7 Закона о страховых взносах[3] определено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений. Аналогичные нормы действуют в отношений страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125‑ФЗ[4]).

Таким образом, база для начисления страховых взносов определяется плательщиком (учреждением) как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных вышеприведенной статьей, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением необлагаемых сумм, указанных в ст.
Таким образом, база для начисления страховых взносов определяется плательщиком (учреждением) как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных вышеприведенной статьей, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением необлагаемых сумм, указанных в ст. 9 Закона о страховых взносах и ст.

20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ. В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах и пп.

2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ страховые взносы не начисляются на все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343‑19,от 05.08.2010 № 2538‑19.Следует ли удержать НДФЛ с компенсации? В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п.

3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса. Как уже было отмечено выше, ст.

188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма ФНС РФ от 27.01.2010 № МН-17-3/15@,Минфина РФ от 23.12.2009 № 03‑04‑07‑01/387, от 01.12.2011 № 03‑04‑06/6-328).Как учесть расходы при исчислении налога на прибыль? Вопросы обложения налогом на прибыль компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях рассмотрены в письмах Минфина РФ от 09.08.2011 № 03‑03‑06/1/465, от 15.10.2010 № 03‑03‑06/1/649.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

Следует также обратить внимание на то, что компенсация должна начисляться только в случае, если работник, которому выплачивается компенсация, является собственником автомобиля (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150).

На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ (при использовании метода начисления) расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации. Аналогично такие расходы признаются и при использовании кассового метода (п.

2 ст. 273 НК РФ). Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Как уже было отмечено, такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ № 92.

Вместе с тем следует отметить, что Минфин в Письме от 26.05.2009 № 03‑03‑07/13 указал, что с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера (например, договор аренды транспортного средства без экипажа), по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены в полном объеме как для целей налогообложения прибыли организаций, так и в бухгалтерском учете автономного учреждения. Аналогичный вывод следует из Письма от 22.12.2011 № 03‑03‑06/1/844.

В соглашении к трудовому договору В. В. Ивановой указано, что для исполнения трудовых обязанностей она использует личный легковой автомобиль.

Сотрудница представила документы, подтверждающие право владения автомобилем.

Согласно приказу руководителя автономного учреждения компенсация выплачивается с 01.02.2012 в размере 4 200 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности и подлежит включению в состав прямых затрат по учреждению при формировании себестоимости платных услуг. С 01.02.2012 по 16.02.2012 В.

В. Иванова была в отпуске. В соответствии с п.

6 Письма Минфина РФ № 57 в феврале компенсация за использование личного автомобиля (ВАЗ) будет выплачена без учета времени нахождения В. В. Ивановой в отпуске. В феврале 2012 года – 29 календарных дней, для расчета учитывается период с 17‑го по 29 февраля.

Сумма выплаты составит 1 882,76 руб. ((4 200 руб. / 29 дн.) x 13 дн.).

Бухгалтер автономного учреждения сделает следующие учетные записи: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. Отражено начисление расходов на выплату денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях 2 109 60 212 2 302 12 000 1 882,76 Отражено поступление денежных средств в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в ОФК 2 210 03 000 2 201 34 000 2 201 11 000 2 210 03 000 1 882,76 Отражена выдача денежной компенсации из кассы учреждения 2 302 12 000 2 201 34 000 1 882,76 Обратите внимание, что в рассматриваемом примере при исчислении налога на прибыль бухгалтер вправе учесть в расходах только 1 200 руб.
Отражено начисление расходов на выплату денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях 2 109 60 212 2 302 12 000 1 882,76 Отражено поступление денежных средств в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в ОФК 2 210 03 000 2 201 34 000 2 201 11 000 2 210 03 000 1 882,76 Отражена выдача денежной компенсации из кассы учреждения 2 302 12 000 2 201 34 000 1 882,76 Обратите внимание, что в рассматриваемом примере при исчислении налога на прибыль бухгалтер вправе учесть в расходах только 1 200 руб.

________________________________________________________ 1.

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н

«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

.

2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

3. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н. 4. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ

«О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»

.

5. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125‑ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

.

  1. , редактор журнала «Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности»

Журнал .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Кто получает компенсацию за использование личного автомобиля

В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось. Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов.

Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы. Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками.

Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции. Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.

Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору. Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.

Читайте также:

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см.

пример расчета в конце статьи).

  1. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.

Начисление компенсации за использование личного автомобиля и отражение в бухгалтерском учете Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат (20, 23, 25, 26, 44).

Должностная инструкция

Компенсация работникам, использующим для служебных поездок личные автомашины, выплачивается при условии, что их труд связан с постоянными разъездами.

Поэтому проверяющие обязательно захотят убедиться, что необходимость использования автомобиля в служебных целях предусмотрена должностной инструкцией работника. Ознакомьте работника с должностной инструкцией.

Пусть он поставит свою подпись на лицевой стороне последнего листа этого документа. После чего отдайте ему один экземпляр.

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

10 августа 2011 г.

г. Москва Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем. 1. Работник с 1 сентября 2011 г.

при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее — автомобиль). 2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб.

за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).

3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива — 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях. 4. Работник обязуется: — вести учет служебных поездок в путевых листах; — представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
4. Работник обязуется: — вести учет служебных поездок в путевых листах; — представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.

5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. Приложения: 1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.

2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».

От работодателяГенеральный директор Е.А.

Романов Работник: А.В. Старостин *** С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в «прибыльные» нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций.
Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций.

В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средства, ; ; . Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛ, .

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

Форма соглашения об использовании личного автомобиля работника Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Я не подписчик, но хочу им стать
  2. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала

Бухгалтерский учет

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н). В бухгалтерском учете учреждения показываются всего две операции:

  1. начисление суммы компенсации и отражение возмещения фактических затрат;
  2. выдача сотруднику компенсации в установленном размере.

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, 183н сделает следующие учетные записи: Содержание операции Дебет Кредит Отражены расходы на выплату компенсации 0 109 х0 212 0 302 12 730 (000) Выдана компенсация из кассы учреждения 0 302 12 830 (000) 0 201 34 610 (000) Перечислена компенсация на банковскую карту работнику 0 302 12 830 (000) 0 201 11 610 (000) Отметим, что если транспортное средство используется по договору аренды, то используется счет 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» (п. 256 Инструкции № 157н). По кредиту данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету – перечисление ее на счет сотрудника (выдача из кассы учреждения).

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, № 183н сделает следующие учетные записи: Содержание операции Дебет Кредит Начислена сумма арендной платы за автомобиль 0 109 х0 224 0 302 24 730 (000) Выплачена арендная плата из кассы учреждения 0 302 24 830 (000) 0 201 34 610 (000) Перечислена арендная плата на банковскую карту работнику 0 302 24 830 (000) 0 201 11 610 (000) Отметим: в упрощенных проводках нет записей по налоговым обязательствам.

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

  1. Работник получает дополнительное вознаграждение;
  2. Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.
  3. Не нужно заключать дополнительный договор;
  4. Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;

Минусы:

  1. Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  2. Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.
  3. Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к.

в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации.

Дело в том, что Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию). Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп.

11 п. 1 НК РФ, постановление Правительства РФ ).

Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб.

в месяц. А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается.

Ведь ни НК РФ, ни Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11). Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т.

к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п.

49 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо ).

Однако такой подход противоречит ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя. Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков.

Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо.

То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании ТК РФ.

А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см.

письмо Минфина России ). Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное».

Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации.

Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия.

Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях. * Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».222 599 Поделиться222 599222 599 Поделиться222 599

Что указать в расчете

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д.

А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто.

Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации. При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах. Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки: Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника. Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ. При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:

  1. Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
  2. Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
  3. Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
  4. Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены.

Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем .

Из статьи Вы узнаете:

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации. Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем.

В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Личный автомобиль в служебных целях

Д. Аборин, ведущий эксперт-консультант компании ПравовестФирма взяла на работу сотрудника со своим автотранспортом.

За использование личного автомобиля организация может платить ему компенсацию, заключить договор аренды транспортного средства или безвозмездного пользования. Какой из этих вариантов наиболее выгоден?

Давайте разберемся.Часто наличие личного автотранспорта является одним из условий приема на работу. Автомобиль или мотоцикл сотрудник будет использовать в служебных целях.

В этом случае работник имеет право на денежную компенсацию (ст.

188 ТК РФ). Организация вправе сама установить ее размер, затем согласовать с работником и зафиксировать в трудовом договоре.Оформляем компенсациюСумма компенсации будет зависеть от марки транспортного средства и от того, насколько интенсивно оно используется. В состав выплаты могут включаться расходы на бензин, текущий ремонт и т.

п. Или эти затраты берет на себя сам работодатель.В нашем случае компенсация за использование личного автотранспорта выплачивается тем работникам, чья деятельность связана со служебными поездками. Список таких сотрудников определяет руководитель.

Разъездной характер работы этих людей должен быть зафиксирован в их должностной инструкции.Чтобы получать выплату, сотрудник фирмы должен принести в бухгалтерию нотариально заверенную копию техпаспорта. Если работник ездит по доверенности, то еще и копию этого документа. Затем руководитель организации издает приказ о назначении компенсации.

В нем указывается ее размер и кому она назначена. Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.

Для ее выплаты кроме приказа руководителя необходима разъездная ведомость или иной аналогичный документ.Считаем налогиКак мы уже говорили, размер возмещения определяется в трудовом договоре. Однако при исчислении налога на прибыль к расходам может быть отнесена сумма, не превышающая норм, указанных в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

№ 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ). При этом в них уже заложен износ, расходы на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт. Поэтому перечисленные затраты на автомобиль дополнительно не могут учитываться в составе расходов (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г.

№ 03-03-01-02/140).Сумма компенсации не облагается ЕСН и взносами в ПФР (подп. 2 п. 1 ст. 238 либо п. 3 ст. 236 НК РФ, п.

2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г.

№ 167-ФЗ). А вот с НДФЛ ситуация спорная.Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагаются любые компенсационные выплаты (в пределах норм), установленные законодательством РФ и связанные с исполнением трудовых обязанностей. В связи с тем, что право устанавливать размер компенсации прописано в Трудовом кодексе, вся выплачиваемая сумма не должна облагаться этим налогом.Однако налоговая служба на этот счет придерживается иного мнения (письмо МНС России от 2 июня 2004 г.

№ Как разъяснили инспекторы, стороны трудового договора не могут устанавливать нормы, а вправе лишь определять размер компенсации. Поэтому нужно применять норму, установленную Постановлением № 92, в пределах которой компенсация не будет облагаться НДФЛ.Понятно, что этой суммы недостаточно для покрытия всех расходов. Поэтому разницу между договорной ценой за пользование автомобилем и нормой компенсации можно восполнить либо сверхнормативной компенсацией, либо материальной помощью.Возможны вариантыЕсть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем (ст.

632 ГК РФ) и без экипажа (ст. 642 ГК РФ).По договору аренды автомобиля с экипажем хозяин предоставляет его фирме за плату во временное пользование с оказанием услуг по его управлению и технической эксплуатации.

То есть по данному договору в любом случае ремонтировать автомобиль обязан его владелец.Как известно, выплаты в рамках договоров аренды не являются объектом обложения ЕСН, а вот с доходов по управлению и ремонту ЕСН исчисляется. В связи с этим сумму вознаграждения по указанному договору необходимо разделить. При формировании налоговой базы по прибыли сумма арендной платы учитывается в составе расходов (письмо Минфина России от 10 февраля 2004 г.

№ 04-04-06/21). Расходы на бензин также несет арендатор согласно ст.

636 ГК РФ, но это в случае если иное не установлено договором.

При исчислении НДФЛ работник вправе воспользоваться профессиональным налоговым вычетом (п. 2 ст. 221 НК РФ).По договору аренды без экипажа владелец предоставляет автомобиль фирме за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.

За пользование автомобилем фирма платит ему арендную плату.Затраты организации, произведенные по такому договору аренды, в том числе затраты на приобретение топлива исходя из фактического пробега автомобиля, а также затраты на приобретение запасных частей и ремонт могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 28 декабря 2005 г.

№ 03-03-04/1/463). ЕСН арендная плата не облагается, а НДФЛ удерживается арендатором со всей суммы.По договору безвозмездного пользования владелец автомобиля обязуется передать его в безвозмездное временное пользование организации, а последняя обязуется вернуть его в том же состоянии, в каком получила, с учетом износа (ст.

689 ГК РФ).Ремонт автомобиля, полученного в безвозмездное пользование, является прямой обязанностью организации (ст. 695 ГК РФ). Поэтому затраты на него учитываются в расходах при условии, что они не возмещаются ссудодателем.

Расходы на бензин также учитываются в полном объеме согласно путевым листам (подробно об этом мы писали в ПБ № 7, 2005, стр. 54). До недавнего времени вопрос относительно возникновения у организаций дохода в виде экономической выгоды считался спорным, но чаще всего решался в пользу плательщиков. Однако 22 декабря 2005 г. Президиумом ВАС РФ было издано информационное письмо № 98, содержащее рекомендации по решению спорных вопросов, касающихся налога на прибыль.

В пункте 2 письма указано, что в случаях безвозмездного пользования имуществом, у организации возникает доход согласно пункту 8 статьи 250 Налогового кодекса в виде экономической выгоды (ст. 40, 41 НК РФ).Что выгоднееДля ответа на вопрос рассчитаем расходы фирмы по всем предложенным вариантам и сравним их.ПримерРуководитель фирмы и автовладелец договорились о вознаграждении за пользование автомобилем в размере 5000 руб.

в месяц. Допустим, ремонтирует автомобиль фирма, переведенная на ЕНВД, поэтому ее услуги НДС не облагаются. Предположительно расходы на бензин по данному автомобилю в месяц составят 10 000 руб.1. Компенсация за использование личного транспорта.Учитывая, что компенсация по норме составляет всего 1500 руб.

(или 1200 руб.), расходы сотрудника на ремонт автомобиля и бензин можно возместить выплатой материальной помощи или компенсацией сверх норм в сумме 13 500 руб. (15 000 – 1500). В обоих случаях эти расходы не уменьшают облагаемую налогом прибыль.Расходы фирмы составят 14 640 руб. (5000 руб. + 10 000 руб. – 1500 руб.

x 24%).2. Договоры аренды с экипажем.В этом случае расходы распределим следующим образом. 10 000 руб. – ГСМ, 3000 руб. – аренда, 2000 руб.

– услуга по управлению.Расходы фирмы по этому договору составят 11 400 руб. (3000 + 2000 + 10 000 – 3600), где:3000 руб.

– арендная плата;2000 руб. – услуги по управлению;10 000 руб. – расходы на бензин;3600 руб. – экономия по налогу на прибыль (15 000 руб.

x 24%).Услуги по управлению подпадают под ЕСН и взносы в ПФР. Ремонт автомобиля должен производиться за счет автовладельца. Если ремонт автомобиля оплатит организация, эти затраты уменьшат налоговую базу по прибыли и с них также нужно будет уплатить ЕСН и взносы в ПФР.3.

Договоры аренды без экипажа.Расходы фирмы по этому договору составят 11 400 руб. (5000 + 10 000 – 3600), где:5000 руб. – арендная плата;10 000 руб. – расходы на бензин;3600 руб.

– экономия по налогу на прибыль (15 000 руб. x 24%).Если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также уменьшит налоговую базу по прибыли.4. Договор ссуды.Поскольку ссуда является безвозмездным пользованием, материальная помощь автовладельцу (5000 руб.) не уменьшит облагаемую налогом прибыль фирмы.

Поэтому экономить на налоге на прибыль остается только с суммы расходов на бензин (10 000 руб.).Расходы фирмы составят 12 600 руб. (10 000 руб. + 5000 – 10 000 руб. x 24%).Если организация будет за свой счет ремонтировать автомобиль, стоимость ремонта также будет уменьшать налоговую базу по прибыли.Таким образом, наиболее выгодны как для фирм, так и для владельцев автомобилей договоры аренды и ссуды.

Наименее рациональный вариант – выплата хозяину автомобиля компенсации.Для «упрощенцев»Налогоплательщики, использующие объект налогообложения «доходы минус расходы», могут уменьшить налоговую базу единого налога на суммы компенсаций за использование в служебных целях личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Так же, как и по налогу на прибыль, эти расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.Как и при обычной системе налогообложения, инспекторы настаивают на том, что при исчислении с компенсаций НДФЛ и взносов по обязательному пенсионному страхованию должны учитываться нормы, установленные Постановлением № 92.

В связи с этим у «упрощенцев» возникает такая же проблема с исчислением с сумм компенсаций НДФЛ и взносов в ПФР, как у обычных плательщиков с НДФЛ, рассмотренная нами выше. Следует иметь в виду, что на «упрощенцев» с 2006 года уже однозначно не распространяется норма п.

3 ст. 236 НК РФ, позволяющая не исчислять ЕСН с выплат, не относимых к расходам по налогу на прибыль.При аренде автомобиля расходы учитываются в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Иных отличий по аренде, а также по безвозмездному использованию транспортного средства от порядка, рассмотренного выше, нет.вниманиеКомпенсация не начисляется за те дни, когда работник болел, находился в отпуске или командировке (если в командировку он не поехал на своем автомобиле).

вниманиеВладельцам грузовиков следует обратить внимание на тот факт, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ предусматривает уменьшение прибыли организации на суммы компенсации по использованию легковых автомобилей работников.

И нормы Постановления № 92 также определены только для них.

Ситуация, при которой работник использует личный грузовой автомобиль, законодательством не урегулирована.

Получается, что такую компенсацию можно включить в расходы по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в размерах, установленных соглашением сторон.

Материал предоставлен журналом . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.