Как списать остаток по резерву отпусков бюджетного учреждения



Пример расчета по методике 1


Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:

  1. Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
  2. Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
  3. Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику. Ставки по страховым взносам составляют:

  1. ФФОМС — 5,1 %;
  2. ФСС — 2,9 %;
  3. ФСС на травматизм — 0,2 %.
  4. ПФР — 22 %;

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %. Расчет для Иванова:

  • Сумма для резерва = 2000 руб.

В целях равномерного отнесения рассматриваемых расходов на финансовый результат учреждения по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в бухгалтерском учете создаются резервы предстоящих расходов. Одновременно обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (период) их исполнения, при условии создания в учете учреждения по данным обязательствам резерва предстоящих расходов, отражаются на счетах санкционирования расходов как отложенные обязательства.

Исходя из вышесказанного резервы на оплату отпусков за фактически отработанное время целесообразно создавать в целях отражения полной и достоверной информации об отложенных обязательствах учреждения, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. III квартал IV квартал 30 800 000 руб. 36 000 000 руб. 35 000 000 руб.

48 000 000 руб. В целях начисления резервов предстоящих расходов произведены следующие расчеты: Расчетные данные I квартал II квартал III квартал IV квартал Доходы, руб. 30 800 000 36 000 000 35 000 000 48 000 000 Предельный размер отчислений по всем видам резервов, руб.

Резервы предстоящих расходов в учреждении

Инструкции по учету предусмотрен счет для учета резервов предстоящих расходов.

Резервы можно создавать разного типа, но Минфин России обязывает учреждения формировать их на оплату отпусков и по претензионным требованиям и искам. Как рассчитать данные резервы учреждения и какими проводками отразить, читайте далее. Каждый год учреждение планирует свои расходы.

Но в деятельности могут возникать непредвиденные обстоятельства.

Например, судебные процессы или отпуска, увольнение сотрудников, расходы на выплату отпускных за накопленные сотрудником дни. Чтобы знать необходимое количество средств для таких выплат, создайте резерв предстоящих расходов. Это поможет избежать нехватки средств и обосновать дополнительное финансирование для различных непредвиденных выплат.

Резервы отпусков — проводки бухучета

Подтверждающие документы за предыдущий период поступили на всю резервируемую сумму. Распишем проводки по всем операциям в таблице: № п/п Наименование операции ДЕБЕТ КРЕДИТ Сумма, руб.

1. Формирование резервов (дата проводки 31.12.2015г.) 1.1 Начисление резервов на оплату отпусков 4.109.60.211 4.401.60.211 3 570 000,00 1.2 Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков 4.506.90.211 4.502.99.211 3 570 000,00 1.3 Начисление резервов на оплату отпусков в части страховых взносов 4.109.60.213 4.401.60.213 1 142 400,00 1.4 Начисление отложенных обязательств по сформированным резервам на оплату отпусков в части страховых взносов 4.506.90.213 4.502.99.213 1 142 400,00 1.5 Начисление резервов на выплаты по сокращению в 2016г.

4.109.60.211 4.401.60.211 580 000,00 1.6 Начисление отложенных обязательств по сокращению штата в 2016г.

Резервы предстоящих расходов. Как организовать бухгалтерский учет?

Анонсы 13 мая 2020 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Зайцев, А. В. Юхнин. 26 декабря 2014 Достаточно часто в результате событий хозяйственной жизни, а также принятия руководителями организаций госсектора и иными уполномоченными должностными лицами тех или иных управленческих решений у этих организаций возникают определенные расходные обязательства. Однако в момент возникновения этих обязательств далеко не всегда есть возможность

Списание расходов на оплату отпусков за счет резерва.

Перенос остатка резерва и учет расходов при его недостатке

Организация, которая создает резерв на оплату отпусков, в состав расходов на оплату труда каждого месяца включает сумму отчислений в резерв, рассчитанную на основании сметы, а не фактически начисленные отпускные.

Получается, что в течение года за счет резерва налогоплательщик учитывает предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков. В частности, численность работников в течение года может меняться в связи с увольнением «старых» и (или) приемом «новых» сотрудников. По истечении шести месяцев непрерывной работы в организации у последних возникает право на отпуск (ст.

122 ТК РФ). Также надо иметь в виду, что сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется с учетом заработной платы, которая выплачивается вновь принятым работникам. В то же время размер процента ежемесячных отчислений, фигурирующий в смете, остается неизменным. Что касается компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой работникам при увольнении (ст.

127 ТК РФ), то соответствующие суммы учитываются в составе расходов на оплату труда на основании п.

8 ст. 255 НК РФ и, таким образом, не уменьшают сумму созданного резерва (см.

также Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29). В связи с этими обстоятельствами Налоговый кодекс РФ обязывает организацию на конец налогового периода (31 декабря) провести инвентаризацию резерва. Так, на основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из:

  1. обязательных отчислений страховых взносов.
  2. среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
  3. количества дней неиспользованного отпуска;

Таким образом, по состоянию на 31 декабря вам необходимо сделать следующее.

1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали. 2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск. Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов). Для этого надо применить формулу: СРОНО = (ДНО x СДРОТ) + СВ, где СРОНО — сумма расходов на оплату неиспользованных отпусков; ДНО — количество дней неиспользованных отпусков (результат действия (1)); СДРОТ — средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск (результат действия (2)); СВ — суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

Сумма начисленного в текущем году резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков (результат действия (3)), представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.v Обратите внимание на то, что такой перенос возможен, только если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков. В противном случае всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п.

5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131). Отметим также, что, поскольку неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день этого года, уточнять остаток резерва в течение года нет необходимости (Письма МНС России от 18.08.2004 N 02-5-11/142@, УМНС России по г.

Москве от 15.09.2004 N 26-12/60128).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и на предстоящую оплату не использованных в текущем году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом страховых взносов) (Письма Минфина России от 09.07.2004 N 03-03-05/2/46, МНС России от 15.03.2004 N 02-5-10/13, УМНС России по г.

Москве от 27.05.2004 N 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 N А56-49757/03). Следовательно, посчитать недоиспользованную сумму резерва на конец календарного года можно по формуле: НСР = СНР — (СРОИО + СРОНО), где НСР — неиспользованная сумма резерва; СНР — сумма начисленного в текущем году резерва; СРОИО — сумма расходов на оплату использованных в текущем году отпусков; СРОНО — сумма расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (иными словами, остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131).
2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131).

ПРИМЕР формирования резерва с учетом остатка резерва предыдущего периода Ситуация Организация создала резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 110 000 руб. Работник Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска.

Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 16 500 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью.

Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 92 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год. Решение 1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит: 28 дн.

(установленная продолжительность отпуска) — 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн. 2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит: 14 дн.

x (16 500 руб. / 28 дн.) = 8250 руб. Сумма 8250 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год. 3. Сумма неиспользованного резерва составит: 110 000 руб.

(сумма созданного резерва) — (92 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 8250 руб.

(сумма отпускных Петрова) + 8250 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 1000 руб.

Сумма 1000 руб. представляет собой часть резерва, которую необходимо включить в доходы на 31 декабря. Если же по результатам инвентаризации окажется, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п.

3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 N А81-5014/2010). Например, организация создала резерв на оплату отпусков в размере 110 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 120 000 руб.

В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 120 000 руб. Возникшую разницу в размере 10 000 руб.

(120 000 руб. — 110 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Основной посыл

В своем письме Минфин России напоминает, что в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции по применению Единого плана счетов (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н) обязательства, неопределенные по величине и (или) времени исполнения, включая обязательства в счет предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения на указанные выплаты, подлежат отражению на счете 40160 «Резервы предстоящих расходов».

Далее в Письме № 02-06-10/34914 содержится несколько уточнений: 1) резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан; 2) по истечении каждого месяца работы сотрудника учреждения у работодателя (учреждения) возникает перед ним обязанность по предоставлению выплат за соответствующие дни отпуска. Начисление данных обязательств подлежит отражению на счете 40160; 3) работодатель вправе предоставить отпуск до отработки работником соответствующего периода, за который предоставляется отпуск.

На такие выплаты на счетах резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, начисления не производятся; 4) обязательства по начислению отпускных в текущем отчетном периоде, если работник фактически не отработал период, за который начислены отпускные, отражаются по кредиту счета 30200 «Расчеты по принятым обязательствам» в корреспонденции с соответствующими аналитическими счетами счета 40150 «Расходы будущих периодов». Рассмотрим каждое из этих уточнений более подробно с практической точки зрения. 1. Резерв покрывает только затраты, ради которых он создан В настоящее время в большинстве бюджетных и автономных учреждений осуществляется несколько видов деятельности, поэтому заработная плата может начисляться по каждому из них.

В бухгалтерском учете начисление заработной платы конкретному работнику, в том числе и отпускных, может производиться одновременно по двум или более кодам финансового обеспечения (КФО): — 1 – бюджетная деятельность, — 2 – приносящая доход деятельность, — 4 – субсидия на выполнение госзадания, — 5 – целевые средства. Если начисление заработной платы сотрудникам в прошлом году осуществлялось за счет нескольких источников, то по каждому из них уже в текущем году на счете 40160 должен быть создан соответствующий резерв. Однако ввиду сложной экономической ситуации, снижения спроса и падения доходов у учреждений могут заметно сократиться поступления, в частности по КФО 2 и 5.

Иными словами, объем таких поступлений может быть значительно меньше суммы сформированного по соответствующему КФО резерва. Следовательно, созданные на счете 40160 по КФО 2 и 5 резервы на оплату отпусков могут оказаться невостребованными.

Напомним, что, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

Таким образом, начисление отпускных работнику производится с учетом всех выплат и оснований независимо от их источника, которые были произведены в расчетном периоде, то есть в течение последних 12 месяцев. В том случае, если, допустим, в 2016 году работнику производилась выплата заработной платы за счет КФО 2 (приносящая доход деятельность), а в 2017 году у учреждения поступления по КФО 2 значительно сократились или вовсе отсутствуют, то учреждение все равно будет обязано начислить и выплатить отпускные с учетом начислений по КФО 2, произведенные в прошлом году.
В том случае, если, допустим, в 2016 году работнику производилась выплата заработной платы за счет КФО 2 (приносящая доход деятельность), а в 2017 году у учреждения поступления по КФО 2 значительно сократились или вовсе отсутствуют, то учреждение все равно будет обязано начислить и выплатить отпускные с учетом начислений по КФО 2, произведенные в прошлом году.

При этом источником таких выплат в 2017 году станет, очевидно, КФО 4. Следовательно, в ряде случаев использование резерва, созданного на счете 40160 на выплату отпускных, только с учетом одного источника, например КФО 4, будет нецелесообразным. Однако, поскольку Минфин России не уточняет, о каких именно целях при создании резерва на выплату отпускных идет речь, то очевидно, что учреждение в рамках своей учетной политики может самостоятельно сформулировать цели создания соответствующего резерва по каждому коду финансового обеспечения (КФО).

При этом, по мнению авторов, целесообразно при расчете и формировании резерва по основному источнику финансового обеспечения – как правило, у большинства учреждений это КФО 4 – учитывать объем выплат отпускных работникам, произведенных за счет всех источников финансирования. А в течение года при необходимости следует производить корректировку резерва, сформированного на счете 40160 по КФО 4. 2. Обязанность и обязательства учреждения по предоставлению отпуска Произведя несложный расчет (28 календарных дней / 12 мес.), можно установить, что, отработав каждый полный месяц, работник «зарабатывает» 2,33 дня отпуска.

Однако очевидно, что такое право он приобретает по истечении календарного месяца. При этом у работодателя возникает обязанность предоставить 2,33 дня отпуска работку с наступлением следующего календарного месяца.

Заметим, что момент «отработки» календарного месяца у каждого работника свой, поскольку работники трудоустраиваются к работодателю не в один определенный день, а течение всего месяца: кто-то в начале месяца, кто-то в середине, а кто-то – в последних числах и т.д. Поэтому и у работодателя обязанность по предоставлению отпуска работникам наступает не одномоментно для всех, а для каждого работника – в день его трудоустройства. Очевидно, что производить начисление соответствующих обязательств по каждому работнику очень трудоемко, да и практически невозможно.

Следовательно, работодателю целесообразно в рамках своей учетной политики в целях бухгалтерского учета определить «единый» день для начисления рассматриваемых обязательств перед работниками. Таким «единым» днем может быть, например, каждый последний день календарного месяца.

Так как процесс расчета резерва отпусков достаточно трудоемкий и требует больших временных затрат при ручном расчете, целесообразнее использовать программные средства для создания резервов отпусков.

Расчет значительно упростится и ежемесячное персонифицированное создание резервов будет осуществляться в автоматическом режиме при соблюдении некоторых условий: — во-первых, расчетный отдел бухгалтерии и отдел кадров работают в единой информационной системе. Информацию об остатках отпусков в систему вносит и следит за этим отдел кадров, а сотрудники расчетного отдела используют ее для расчета резерва; — во-вторых, если же отдел кадров работает в иной системе, не связанной с расчетом заработной платы, или без использования программного обеспечения, то необходимо обязать кадровиков передавать в письменном виде или в каком-то ином формате (например, для загрузки или сверки данных с текущей программой по расчету заработной платы) ежемесячно данные об остатках отпусков по каждому сотруднику; — в-третьих, необходимо обязать работников отдела кадров передавать в расчетный отдел бухгалтерии информацию о количестве «отгулянных авансом» отпусков за счет будущих периодов. Рассмотрим далее, как можно посчитать резерв отпусков с использованием программных средств.

При расчете резервов рекомендуем использовать более точный вариант расчета – ежемесячную оценку индивидуальных обязательств учреждения перед работниками. В этом случае расчет резерва необходимо делать в текущем месяце по окончании начисления заработной платы. По каждому сотруднику (гр. 1) рассчитывается средний заработок на конец текущего месяца (гр.

4), а затем он умножается на количество положенных работнику дней отпуска на конец месяца (гр. 3). Тогда сумма «общего» резерва получается такой, какой была бы сумма компенсации отпуска при увольнении сотрудницы в последний день этого месяца.

Затем, чтобы получить резерв текущего месяца, от «общего» резерва отнимается уже ранее накопленный по каждому работнику резерв (рис. 1). Рисунок 1. Пример расчета резерва отпусков индивидуально по каждому сотруднику Величина оценочного обязательства рассчитывается так: Сумма резерва (исчислено) — Сумма резерва (накоплено) = Сумма резерва (зачтено), где: Сумма резерва (исчислено) (гр. 7.1 + гр. 8.1 + гр. 9.1) – это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц, то есть эта сумма получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца; Сумма резерва (накоплено) (гр.

7.2 + гр. 8.2 + гр. 9.2) – сумма отпускных, рассчитанная по предыдущему месяцу, она равна разнице Суммы резерва (исчислено) прошлого месяца и Суммы фактически начисленных отпускных текущего месяца; Сумма резерва (зачтено) (гр. 7.3 + гр. 8.3 + гр. 9.3) – сумма отпускных текущего месяца. Обязательства по оплате страховых взносов рассчитываются процентом от оценочного обязательства с учетом ранее начисленных страховых взносов по сотруднику с учетом предельной величины.

В данном примере графы 2, 5, 6 вспомогательные – начисления и взносы текущего месяца для корректного расчета страховых взносов по резервам с учетом предельной величины. Теперь вернемся к вопросу о том, что резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан, то есть к распределению резервов по источникам (статьям финансирования).

При использовании программных средств источники резервов можно отрегулировать на необходимые каждому конкретному учреждению КФО. Например, для распределения по статьям брать только текущий источник сотрудника – тот, по которому начисляется заработная плата в текущем месяце (или году), при этом не меняя сумму среднего заработка.

Или же можно заложить формулу для распределения КФО в процентном отношении (все зависит от ситуации с текущим финансированием организации) (рис. 2). Рисунок 2. Пример распределения резерва отпусков по статьям финансирования После ежемесячного начисления заработной платы и расчета оценочных обязательств по отпускам можно проанализировать остаток резерва отпусков на конец месяца с помощью специализированного отчета по резерву отпусков.

Пример одного из таких отчетов приведен на рисунке 3.

Отчет формируется за любой выбранный период, например с начала года по конец текущего месяца. Резервы отпусков по сотрудникам Сотрудник (1) Количество дней резерва за выбранный период (2) Сумма начисленных резервов за выбранный период (3) Количество дней отпуска, отгулянного в выбранном периоде (4) Сумма отпускных + страховые взносы по начисленным отпускам (5) Остаток дней (Резерв — Отпуск) на конец периода (6) Итого (Сумма резервов — (Сумма отпускных + Взносы)) (7) Барышева Зоя Арнольдовна 214,67 1 071 208,45 14,00 64 911,28 200,67 1 006 297,17 Беленькая Руфина Борисовна 18,67 4 327,88 28,00 39 945,36 -9,33 -35 617,48 Погодина Тамара Анатольевна 14,67 156 964,02 5,00 26 749,15 9,67 130 214,87 ИТОГО: 248,01 1 232 500,35 47,00 131 605,79 201,01 1 100 894,56 Рисунок 3.
Резервы отпусков по сотрудникам Сотрудник (1) Количество дней резерва за выбранный период (2) Сумма начисленных резервов за выбранный период (3) Количество дней отпуска, отгулянного в выбранном периоде (4) Сумма отпускных + страховые взносы по начисленным отпускам (5) Остаток дней (Резерв — Отпуск) на конец периода (6) Итого (Сумма резервов — (Сумма отпускных + Взносы)) (7) Барышева Зоя Арнольдовна 214,67 1 071 208,45 14,00 64 911,28 200,67 1 006 297,17 Беленькая Руфина Борисовна 18,67 4 327,88 28,00 39 945,36 -9,33 -35 617,48 Погодина Тамара Анатольевна 14,67 156 964,02 5,00 26 749,15 9,67 130 214,87 ИТОГО: 248,01 1 232 500,35 47,00 131 605,79 201,01 1 100 894,56 Рисунок 3.

Пример отчета по резерву отпусков Остаток дней отпусков на конец периода равен: Количество дней резерва — Количество отгулянных отпусков, то есть Гр. 6 = Гр. 2 — Гр. 4. Остаток резерва на конец периода, то есть остаток по счету 40160 на конец месяца равен: Сумма всего начисленного резерва за выбранный период — Сумма расходов по начисленным отпускам (начисления и взносы), то есть Гр. 7 = Гр. 3 — Гр. 5. По данным, полученным из информационной базы в форме отчета, можно проанализировать остатки сумм резервов и проконтролировать отрицательные значения по сотрудникам, то есть отпуска, «отгулянные» вперед.

3. Право на отпуск «авансом» Основной вопрос в данном случае – это способ, которым бухгалтер узнает о том, что работнику дана возможность отгулять отпуск «вперед».

Вероятно, для этого, как уже отмечалось выше, в учреждении в рамках учетной политики должен быть разработан соответствующий первичный документ, а в нем должна содержаться графа, в которой бы делалась отметка о предоставлении работнику отпуска до отработки работником соответствующего периода, за который предоставляется отпуск. Очевидно, в этом же документе должна быть предусмотрена графа с расчетом оплаты «отгуливаемых вперед» дней отпуска, а также соответствующих начислений.

В применяемой в настоящее время записке-расчете (форма 0504425) не предусмотрено отражение такой информации. Хотя при некоторой доработке данной формы, по мнению автора, она может служить основанием для соответствующих расчетов и начислений. Как вариант информирования сотрудников бухгалтерии о количестве «отгулянных» отпусков за счет будущего периода можно использовать типовую форму приказа о предоставлении отпуска работнику, в которой это прописать.

Такой приказ может выглядеть, например, так: Еще один способ увидеть суммы по «отгулянным» отпускам вперед – это проанализировать имеющиеся отчеты по резервам в программах. Например, начисления по отпускам в разрезе сотрудника, по которым не хватило резерва (при условии корректного ежемесячного расчета резерва!) можно смело отнести к отпускам будущего периода.

Пример отчета приведен на рисунке 4. В отчете «Отражение начислений в бухучете» виды операций «Ежегодный отпуск», «Компенсация ежегодного отпуска» – для отражения отпускных и компенсации ежегодного отпуска, для которых накопленных ранее обязательств (и резервов) оказалось недостаточно. А виды операций «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств», «Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств» – для отражения отпускных и компенсации ежегодного отпуска, начисляемых в счет ранее накопленных в бюджетном учете обязательств.

А виды операций «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств», «Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств» – для отражения отпускных и компенсации ежегодного отпуска, начисляемых в счет ранее накопленных в бюджетном учете обязательств. Рисунок 4. Пример отчета

«Отражение начислений обязательств в бухгалтерском учете»

4.

Бухгалтерский учет отпуска «авансом» Предложенная Минфином России в Письме № 02-06-10/34914 корреспонденция счетов понятна. Очевидно также, что далее по мере «отработки» сотрудником «отгулянных вперед» дней отпуска потребуется сделать проводку: Дебет счетов 0 40120 211 «Расходы по заработной плате», 0 40120 213 «Расходы на начисления на выплаты по оплате труда» Кредит счета 0 40150 000 «Расходы будущих периодов». Кроме того, указанную проводку бухгалтеру придется делать ежемесячно после фактической «отработки» работником каждого месяца.

По мнению автора, если работнику предоставили возможность «отгулять вперед» дни отпуска в пределах отчетного года, то такую проводку можно делать и ежеквартально, но это надо предусмотреть в учетной политике учреждения. Не забыть про инвентаризацию резерва!

Расчет резерва, исходя из методики расчета, является приблизительным, поэтому при отражении фактически произведенных расходов за счет созданного резерва возникают расхождения как в большую, так и в меньшую сторону. При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяются правильность и обоснованность созданных в организации резервов (п.

3.49 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49; далее – Методические рекомендации № 49). Согласно пункту 3.50 Методических рекомендаций № 49 резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников с учетом установленной методики расчета среднего заработка и обязательных отчислений страховых взносов.

По результатам инвентаризации суммы резервов необходимо скорректировать бухгалтерскими проводками: Дебет счетов 0 10900 000

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

, 0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» Кредит счета 0 40160 000 «Резерв предстоящих расходов» — доначислен резерв на оплату отпусков и страховых взносов. Уменьшение резерва отпуска по итогам инвентаризации отражается этой же проводкой, но методом «красное сторно». По результатам инвентаризации в конце года необходимо составить акт инвентаризации резервов предстоящих расходов.

Пример акта приведен ниже: Рисунок 5. Пример акта «Инвентаризация отпусков»

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула: РО = К × ЗП, где:

  1. РО — резерв отпусков;
  2. ЗП — его среднедневной заработок.
  3. К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;

Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов.

Для этого используется формула: Рсв = К × ЗП × С, где:

  1. Рсв — запас расходов на страховые взносы;
  2. С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков

Если бюджетные или автономные учреждения создают резерв на оплату отпусков, резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет в рамках приносящей доход деятельности, то, как мы уже выяснили, первое правило, которое действует в отношении каждого резерва, — это указание в налоговой учетной политике намерения его создать, например, с целью равномерного включения в расходы при налогообложении прибыли предстоящих затрат на оплату отпусков, на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет.

Кроме самого намерения, в учетной политике указываются:

  1. предельная сумма отчислений;
  2. способ резервирования;
  3. ежемесячный процент отчислений.

Все расчеты должны быть представлены в форме сметы либо специального расчета.

Размер ежемесячных отчислений определяется исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с данных расходов. При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда с учетом установленного ст. 267.3 НК РФ общего размера отчислений в резерв предстоящих расходов.

В конце налогового периода обязательно проводится инвентаризация указанного резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода. При недостаточности резерва фактические расходы на оплату отпусков и, соответственно, сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний включаются в расходы на последний день налогового периода.

работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений. Далее мы рассмотрим некоторые вопросы использования и создания резерва, наиболее часто встречающиеся на практике.

Начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете

В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о его формировании.

В этом случае также в расходах учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания прописан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

  1. процент отчисления.
  2. способ резервирования;
  3. сам факт принятия решения;
  4. предельное отчисление на текущий налоговый период;

Процент отчисления рассчитайте по формуле: Ежемесячные отчисления рассчитывайте так: На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

  • Определяется количество неотгулянных дней отдыха по каждому сотруднику.
  • Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
  • Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.
  • Определяется прогнозное значение сумм отпускных исходя из среднего заработка.
  • Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете.

Причем стоит прописать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе. Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Данная позиция является спорной, поскольку суммы отпускных, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства.

Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы. Операция Дебет счета Кредит счета Начислен резерв на оплату отпусков 20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» 08 «Вложения во внеоборотные активы» и др.

96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Пять примеров, как рассчитать резервы предстоящих расходов в бухучете

На 2017 год сформируйте резервы предстоящих расходов.

Учреждение самостоятельно определяет виды резервов для учета. Минфин России настаивает, что резервы по оплате отпусков и резервы по претензионным требованиям и искам – обязательные.

В учетной политике на 2017 год установите методику расчета резервов.