Кто поможет сделатьдубликаттрудовойкнижки



Кто поможет сделатьдубликаттрудовойкнижки

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации


Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные. Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом. Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы. Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так: «Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф.

Т-2, приказов и пр.). Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов). Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены. Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Выдаем работнику дубликат трудовой книжки

Вы здесь Опубликовано 2012-01-19 10:41 пользователем Valeratal «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 12 ВЫДАЕМ РАБОТНИКУ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ В соответствии со ст.

66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

А если данный документ утерян или испорчен? Как быть работодателю? Какие записи нужно внести в дубликат трудовой книжки? Кто их должен вносить? На эти и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.

Основными нормативными актами, регулирующими заполнение и выдачу трудовых книжек и документов, их заменяющих (дубликатов), являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Проанализировав эти документы, можно сделать вывод, что дубликат трудовой книжки выдается только в определенных случаях: — трудовая книжка утеряна работником; — трудовая книжка утеряна работодателем; — имеется запись об увольнении или переводе, признанная в установленном порядке недействительной; — трудовая книжка не пригодна для дальнейшего использования. Таким образом, если кадровик выявляет неправильную или неточную запись в трудовой книжке, дубликат выдавать не нужно.

В подобных случаях просто исправляют неверную запись по правилам разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Общие правила выдачи дубликата При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения: — об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; — о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Сведения о стаже работодатель может учесть, исходя не только из представленных работником документов, но и из документов, подтверждающих страховой стаж работника до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица.

Перечень последних содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Кроме того, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п

«О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению»

, поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж. Сведения, содержащиеся в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5, утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата.

В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР о возможности использования таких данных для установления трудового стажа. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника . Для подтверждения стажа работы работник представляет надлежащим образом оформленные или заверенные справки, копии приказов, трудовых договоров, справки из ПФР и иные документы от предыдущих работодателей.

——————————— Такие же требования к записи общего стажа предъявляет и п.

7.2 Инструкции. Рекомендуем данные сведения вносить в графу 3 «Сведения о работе» в следующем виде: «Общий трудовой стаж составил 5 лет 7 месяцев и 12 дней». Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Образец приведен на с. 56. Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. К сожалению, иногда данного срока не хватает, ведь процесс сбора документов может растянуться на более длительный срок. Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по правилам п.

9 Правил ведения и хранения трудовых книжек: — фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

То есть титульный лист оформляется по состоянию на момент выдачи дубликата.

Например, при первом трудоустройстве в трудовой книжке в графе «Образование» было написано «среднее профессиональное». Через определенное время работник получил высшее образование и потерял трудовую книжку.

При заполнении дубликата следует не писать «среднее профессиональное образование», а сделать запись о высшем образовании (при условии предъявления диплома).

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат» в силу абз.

4 п. 1.2 Инструкции. После того как дубликат заполнен, необходимо внести сведения о том, что он выдан, в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой приведена в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работник В соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник, потерявший свою трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Обычно такое заявление делается в письменной форме, причем желательно, чтобы работник указал предыдущие места работы и хотя бы приблизительные периоды работы в них, для исполнения работодателем норм о необходимости оказания содействия работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Здесь возникает вопрос: какое место работы считать последним — предыдущее или настоящее? Отвечаем. Если работник уволился с одного места работы и заключил трудовой договор с новым работодателем, то последнее место работы будет у нового работодателя.

Если же новый трудовой договор не заключен, а утрата книжки произошла, работнику следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она в данном случае будет последним местом работы. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Директору ООО «Катод»│ │ Леванскому М.

П.│ │ от торгового представителя│ │ Комова Сергея Ивановича│ │ Заявление │ │ │ │ В связи с утратой трудовой книжки прошу выдать мне дубликат.│ │Дополнительно сообщаю о местах работы, предшествующих трудоустройству│ │в ООО «Катод»: │ │ — ООО «Диод» — с 03.2008 по 10.11.2009; │ │ — ОАО «Анод» — с 04.2007 по 03.2008; │ │ — ИП Колобанов П.

Р. — с 07.2004 по 02.2007. │ │ │ │ 27.11.2009 Комов │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работодатель Трудовую книжку может потерять не только работник, но и работодатель, а также она может быть утрачена ввиду неправомерных действий третьих лиц, например кражи. В этом случае дубликат оформляется с определенными особенностями. Сложности при оформлении дубликата возникают при массовой утрате трудовых книжек работодателем, например в результате чрезвычайных ситуаций, экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.

При таких обстоятельствах достаточно трудно получить документы, подтверждающие стаж работы сотрудников, которым необходимо выдать дубликаты.

Пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено создание комиссии по установлению трудового стажа работников, чьи трудовые книжки были утеряны в связи с вышеуказанными обстоятельствами. Комиссия создается органами исполнительной власти субъекта РФ, на территории которого располагается организация, а в ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Порядок установления стажа работы определен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя комиссия устанавливает на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т. п.). Если у него имеются другие документы, например выписки из приказов или заверенные надлежащим образом копии приказов, он может и их предъявить комиссии. При отсутствии документов комиссия основывается на показаниях двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт.

Для этого она может направлять соответствующие запросы в организации, предприятия, в которых работник трудился ранее, а также архивы и органы управления.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Поскольку комиссия создается органами власти, необходимо к ним письменно обратиться, например, в такой форме. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Общество с ограниченной ответственностью «Калита» │ │ │ │Исх. N 97 Начальнику │ │от 16.11.2009 департамента труда и социального│ │ развития Вологодской области │ │ │ │ Заявление о предоставлении государственной услуги │ │

«Создание и организация работы комиссии по установлению │ │ трудового стажа работников в связи с массовой утратой │ │ работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций»

│ │ │ │ Прошу создать и организовать работу комиссии по установлению│ │трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек│ │в результате чрезвычайной ситуации — пожара в ООО «Калита», расположенном│ │по адресу: 160001, г.

Вологда, ул. Благовещенская, д. 9. │ │ Справку Управления противопожарной службы Вологодской области│ │от 04.11.2009 N 214-52у, подтверждающую произошедшую чрезвычайную│ │ситуацию, прилагаю. │ │ Дата произошедшего пожара — 03.11.2009.

│ │ Количество утраченных трудовых книжек — 7.

│ │ Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам│ │ООО «Калита»: │ │ 1. Иванов Иван Иванович, 1980 г.

рождения. │ │ 2. Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения. │ │ 3. Николаев Николай Николаевич, 1977 г.

рождения. │ │ 4. . │ │ Прошу включить в состав комиссии: │ │ 1.

Кулемину Ирину Станиславовну, менеджера по персоналу ООО «Калита».│ │ 2. Зырянова Игоря Ивановича, заместителя директора ООО «Калита». │ │ Юридический адрес, местонахождение: 160001, г.

Вологда,│ │ул. Благовещенская, д. 9 │ │ Адрес электронной почты: . ru │ │ Тел.: (8172) 64-13-81 │ │ │ │Директор Поляков /П.

Н. Поляков/│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ После исследования всех представленных документов по указанным работникам комиссия составляет акт.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ АКТ N 4 комиссии │ │ об установлении трудового стажа работников в ООО «Калита» │ │ в связи с массовой утратой трудовых книжек │ │ │ │г. Вологда 7 декабря 2009 г.│ │ │ │ Комиссия в соответствии с Решением Департамента труда и социального│ │развития Вологодской области от 20.11.2009 N 72 и приказом о создании│ │комиссии об установлении трудового стажа работников ООО «Калита»│ │от 24.11.2009 │ │ │ │ ПОСТАНОВЛЯЕТ: │ │ │ │ 1.
Вологда 7 декабря 2009 г.│ │ │ │ Комиссия в соответствии с Решением Департамента труда и социального│ │развития Вологодской области от 20.11.2009 N 72 и приказом о создании│ │комиссии об установлении трудового стажа работников ООО «Калита»│ │от 24.11.2009 │ │ │ │ ПОСТАНОВЛЯЕТ: │ │ │ │ 1. Установить общий трудовой стаж по состоянию на 07.12.2009│ │работникам ООО «Калита»: │ │ — Иванов Иван Иванович, 1980 г.

рождения, — общий трудовой стаж│ │7 лет 4 месяца 12 дней; │ │ — Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения, — общий трудовой стаж│ │15 лет 8 месяцев 2 дня; │ │ — Николаев Николай Николаевич, 1977 г.

рождения, — общий трудовой│ │стаж 11 лет 10 месяцев 22 дня; │ │ — и т. д. │ │ 2. В соответствии с настоящим актом работодателю следует оформить│ │дубликаты трудовых книжек указанным работникам.

При оформлении указать│ │общий трудовой стаж работников до поступления в ООО «Калита».│ │ Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится│ │в департаменте труда и социального развития области, второй у│ │работодателя — ООО «Калита». │ │ │ │Председатель комиссии: Перекопов /А.

В. Перекопов/│ │Члены комиссии: Селезнева /Р.

Т. Селезнева/│ │ Кулемина /И. С. Кулемина/ │ │ Зырянов /И. И. Зырянов/ │ │Секретарь комиссии: Крылова /О.

Б. Крылова/ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований. Выдаем дубликат, если в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной Если работник не требует выдачи дубликата, можно воспользоваться правилами п.

1.2 Инструкции, в соответствии с которыми необходимо сделать следующее: в раздел «Сведения о работе» внести запись «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)»

.

В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Но работник вместо исправления неверной записи может потребовать выдать дубликат без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать надпись: «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», — с указанием его серии и номера. Для этого с работника необходимо взять письменное заявление. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Директору ОАО «Светлояр»│ │ Кузнецову А.

В.│ │ от Комарова Андрея Васильевича│ │ │ │ В связи с признанием недействительной записи об увольнении в│ │трудовой книжке от 17.09.2009 N 12 (Решение Автозаводского районного суда│ │г.

Нижнего Новгорода от 13.11.2009 N 456-78/09) прошу выдать дубликат│ │трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.│ │Копия решения суда прилагается. │ │ │ │ Комаров, 24.11.2009 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ После проставления руководителем организации резолюции о выдаче оформляется дубликат.

│ │ │ │ Комаров, 24.11.2009 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ После проставления руководителем организации резолюции о выдаче оформляется дубликат. Обычно этим занимается кадровый работник или иное уполномоченное лицо.

Оформление дубликата производится по общим правилам, рассмотренным в начале статьи, но требовать от работника документы, подтверждающие стаж работы, не нужно, так как на руках оригинал трудовой книжки.

Надо просто перенести в новый бланк записи из старой трудовой книжки. Оформленная надлежащим образом трудовая книжка должна быть возвращена ее владельцу. Выдаем дубликат, если трудовая книжка не пригодна для использования Пункт 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривает выдачу дубликата и в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.

п.). Порядок выдачи дубликата практически не отличается от рассмотренного в предыдущем разделе, но следует иметь в виду, что из-за обгорания, обрыва страниц и т. д. некоторые записи могут быть утрачены, и нужно будет потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте. Итак, в графе 3 «Сведения о работе» производится запись об общем трудовом стаже без расшифровки, у какого работодателя трудился работник.

Затем этот стаж необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, представленными работником: — в графе 1 указывается порядковый номер записи; — в графе 2 — дата приема на работу; — в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись. После оформления записи о приеме на работу в конкретную организацию производится запись об увольнении из нее: — в графе 1 указывается порядковый номер записи; — в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора); — в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные); — в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодателем возвращаются работнику (п.

7.2 Инструкции). В случае предъявления работником справки о периоде работы в организации ее дата и номер записываются один раз напротив записи об увольнении (то же с трудовым договором при работе у индивидуального предпринимателя до 2006 г.). Если же представлены копии приказов о приеме и увольнении, заверенные надлежащим образом, реквизиты каждого из них вносятся напротив соответствующей записи.

Если же представлены копии приказов о приеме и увольнении, заверенные надлежащим образом, реквизиты каждого из них вносятся напротив соответствующей записи.

В завершение статьи приведем для наглядности пример оформления дубликата трудовой книжки. N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении(с указанием причин и ссылкой настатью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесеназапись число месяц год 1 2 3 4 Общий трудовой стаж составляет 7 лет 3 месяца 22 дня. 12 10 2002 Принята в Общество с ограниченной ответственность «КарТек» (ООО «КарТек») диспетчером.

23 11 2006 Уволена по собственному желанию, Справка от пункт 3 части первой статьи 77 07.10.2009 б/н Трудового кодекса Российской Федерации. 24 11 2006 Принята в Открытое акционерное Копия приказа от общество «Мир Дверей» 24.11.2006 N 93-к консультантом.

05 07 2007 Трудовой договор расторгнут по Копия приказа от соглашению сторон, пункт 1 части 05.07.2007 N 67-к первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Общество с ограниченной ответственностью «Ривьера» (ООО «Ривьера») 1 10 07 2007 Принята на должность Приказ от менеджера по продажам фурнитуры.

10.07.2007 N 26-к 2 09 11 2009 Трудовой договор расторгнут в Приказ от связи с переводом по просьбе 09.11.2009 N 67-к работника на работу в Общество с ограниченной ответсвенностью «Кислород», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Менеджер по персоналу Кошкина Ознакомлена. Зайцева МП В. П.Ющин Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 26.11.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция

В общем случае, пошаговый порядок действий чтобы получить дубликат трудовой книжки и восстановить утраченные сведения выглядит следующим образом:

  • В трудовую книжку вносится информация о всех предыдущих местах работы в аналогичном порядке, как это было в оригинале. При этом нет необходимости проставлять подписи или печати предыдущих работодателей.
  • Сроки, в течение которых работодатель обязан выдать дубликат, вне зависимости от обстоятельств, по которым проводится означенная процедура, составляют 15 календарных дней с момента обращения работника.
  • Работодатель принимает заявление и приступает к восстановлению трудовой книжки. Для дубликата используется стандартный, выпущенный ГОЗНАКом бланк трудовой книжки.
  • Сотрудник подает на имя работодателя заявление в свободной форме с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки. При этом сотрудник в обязательном порядке должен указать, по какой причине ему необходим дубликат. При наличии вины работодателя в утере или порче трудовых книжек, а также при массовом характере таковых событий, сам работодатель может инициировать изготовление дубликатов сотрудникам без их заявлений.
  • В книгу учета движения трудовых книжек на предприятии вносится запись про выдачу сотруднику дубликата его основного трудового документа.
  • Дубликат трудовой книжки остается в кадровом отделе на хранении, если работник продолжает трудовую деятельность, или же выдается сотруднику на руки, если он прекратил трудовые взаимоотношения с организацией.
  • В бланке трудовой книжки, над записью «Трудовая книжка» титульного листа пишется слово «Дубликат», а на обложке ставится дата оформления документа и печать предприятия.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов.

В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах. Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении). Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата. А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2).

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Пример 1 Согласие на обработку персональных данных, в т.ч.

на сбор данных о предыдущих местах работы Пример 2 Запрос от действующего работодателя бывшему Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Пример 3 Ответ от бывшего работодателя

Потеря книжки работодателем

Чаще всего утрата трудовых книжек происходит массово, в результате различных чрезвычайных ситуаций, например, по причине экологической катастрофы, стихийных бедствий и т.д. В Правилах ведения трудовых рассмотрен данный вопрос. Согласно этому нормативному акту, трудовой стаж сотрудников предприятия устанавливает специальная комиссия, которая состоит из членов, назначенных органами исполнительной власти.

В состав комиссии могут быть включены представители работодателей или уполномоченных работниками органов, например, члены профсоюзов. Чтобы установить факт работы каждого отдельного человека на том или ином предприятии, а также периоды трудовой деятельности, необходимо собрать все имеющиеся документы, которые могут это подтвердить.

Такими документами могут быть:

  1. расчетные книжки}
  2. профсоюзные билеты и карточки}
  3. различные справки, найденные трудовые договоры.

Если эти документы отсутствуют, то для восстановления трудовой книжки и выдачи ее дубликата будет достаточно показаний двух или более свидетелей, которые знают данного сотрудника и работали у одного работодателя либо в одной системе. В том случае, если человек уже работал у работодателя, у которого были утеряны книжки, этот факт должен также быть подтвержден комиссией на основании документов и показаний.

После рассмотрения дела члены комиссии составляют акт, где указаны все установленные периоды трудовой деятельности работника, продолжительность стажа и профессия.

Как только акт будет составлен, работодатель на его основании выдает владельцу утерянной трудовой книжки ее дубликат. Следует отметить, что в Правилах ведения книжек рассматривается лишь массовая утрата.

Поскольку все трудовые книжки должны храниться в специальном сейфе, то единичные случаи потери книжек теоретически невозможны, если работодатель не нарушает законодательство.

Дубликат утерянной трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Елена Ширимова, ведущий эксперт по кадровому учету и делопроизводству компании «Моё дело» Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Москва)Утеряна трудовая книжка.

Что делать? Многих фирм уже нет.

Как правильно восстановить или оформить новую трудовую книжку. Если вы хотите восстановить утерянную трудовую книжку (весь предыдущий трудовой стаж), вам нужно по последнему месту своей работы оформить дубликат трудовой книжки.

Из п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. следует, что работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно (письменно) заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Основанием для оформления дубликата помимо заявления работника служат документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности (трудовой стаж) у данного работодателя, а также у прежних работодателей. Периоды трудовой деятельности у данного работодателя подтверждаются трудовым договором и приказами. Периоды работы у предыдущих работодателей подтверждают, в частности, следующие документы:

  1. ведомости на выдачу зарплаты;
  2. трудовые книжки колхозников;
  3. решение суда об установлении трудового стажа.
  4. лицевые счета (например, по форме № Т-54, № Т-54а);
  5. справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована;
  6. трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры);
  7. справки с прежних мест работы (например, справка об общем стаже);
  8. приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, изданные прежними работодателями (выписки из указанных приказов либо заверенные копии);

Если работник представляет копии документов, подтверждающих его трудовой стаж, они должны быть заверены надлежащим образом тем работодателем, который выдал документ (п.

31-32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 555 от 24 июля 2002 г.). Если документы, которые представил работник, не содержат полных сведений о его стаже, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в представленных документах (абз.

6 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., абз. 5 п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.) Работник должен сам собрать документы, подтверждающие периоды его трудовой деятельности у прежних работодателей.

При этом работодатель, который оформляет работнику дубликат трудовой книжки, обязан оказать ему содействие в получении необходимых документов (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Например, он может направить прежнему работодателю запрос с просьбой выслать соответствующие документы (п.

7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Если вы не обращаетесь за оформлением дубликата трудовой книжки, для ведения дальнейшей трудовой деятельности при новом трудоустройстве вам будет оформлена новая трудовая книжка, которая начнется с записей о работе у текущего работодателя (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ).

Но тогда весь предыдущий трудовой стаж будет потерян. Поэтому рекомендуем вам заняться оформлением дубликата трудовой книжки.Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

  1. , ведущий эксперт по кадровому учёту и делопроизводству компании

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  1. на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
  2. на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно ().

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых.

Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же.

Отличие только в пометке «дубликат».Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна.

Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

15 апреля, 2017 Статья закончилась. Вопросы остались? Комментариев 1 Следят за новыми комментариями — 5 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий. Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере.

Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е.

когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку.

К примеру, для представления в отделение ПФР (ст.

62 ТК РФ). Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п.

31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен.

Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу. Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки.

При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет.

Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей.

Делают это в случае непредвиденных бедствий и т.

п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций. В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже.

В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.